Oleh : Wiendi Ratnasari
Mahasiswa Magister Akuntansi, Universitas Muhammadiyah Malang
Kantor yang telah beralih ke sistem digital dengan laporan dapat dibuat dalam hitungan menit, transaksi tersimpan rapi, dan data tersedia di layar komputer.
Pegawainya masih harus mencari informasi dari berbagai tempat, mencatat ulang data di kertas, atau meminta bantuan setiap kali aplikasi berubah. Jika keadaan ini masih terjadi, apakah hal tersebut benar-benar telah berhasil melakukan transformasi digital?
Pertanyaan yang layak diajukan karena kemajuan teknologi kerap diukur dari hal yang mudah terlihat seperti aplikasi baru, fitur yang semakin banyak, atau proses yang tampak modern.
Ukuran keberhasilan yang sesungguhnya jauh lebih penting. Apakah teknologi memudahkan pekerjaan, menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, dan membantu orang mengambil keputusan dengan lebih baik?
Masalahnya, sistem yang canggih belum tentu mudah diterima. Menu yang rumit, istilah yang tidak akrab, atau alur yang tidak sesuai dengan pekerjaan sehari-hari dapat membuat pengguna kebingungan.
Sebagian akhirnya hanya mengisi kolom yang diwajibkan, sementara pekerjaan penting tetap dilakukan secara manual. Organisasi pun memiliki teknologi, tetapi belum tentu memperoleh manfaat yang dijanjikan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) berada di kebutuhan tersebut. SIA bukan sekadar tempat memasukkan angka atau menyimpan bukti transaksi. Sistem ini mengolah data keuangan menjadi informasi untuk merencanakan kegiatan, mengawasi penggunaan sumber daya, menilai kinerja, dan menentukan langkah berikutnya.
Apabila dirancang dan digunakan dengan tepat, SIA dapat membuat pekerjaan lebih simpel, proses lebih efisien, dan pertanggungjawaban lebih kuat.
Situasi ini dapat dijelaskan melalui Technology Acceptance Model (TAM), model penerimaan teknologi yang diperkenalkan Fred Davis pada 1989. TAM menyoroti dua pertimbangan utama terkait persepsi kemanfaatan (perceived usefulness) dan persepsi kemudahan penggunaan (perceived ease of use).
Sederhananya, seseorang cenderung bersedia menggunakan sistem ketika ia percaya bahwa sistem tersebut membantu pekerjaannya dan dapat dipelajari tanpa usaha yang berlebihan.
Manfaatan akan terlihat ketika sistem menjawab kebutuhan nyata. Dalam pengelolaan piutang, misalnya, informasi tentang jumlah tagihan, umur piutang, riwayat pembayaran, dan tindak lanjut dapat membantu petugas menentukan prioritas. Pimpinan juga dapat mengevaluasi perkembangan penagihan berdasarkan data, bukan sekadar perkiraan.
Sistem menjadi bernilai karena informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk bertindak. Nilai sebuah sistem bukan terletak pada banyaknya data yang ditampilkan, melainkan pada kemampuannya membantu pengguna menentukan tindakan yang tepat.
Kemudahan penggunaan sama pentingnya. Menu yang jelas, istilah yang konsisten, langkah kerja yang masuk akal, dan panduan ketika muncul kendala dapat membantu pengguna menyelesaikan tugas tanpa hambatan yang tidak perlu. Kemudahan bukan berarti menghapus prosedur pengendalian.
Sebaliknya, sistem yang baik membantu pengguna menjalankan prosedur dengan benar, menjaga konsistensi data, dan mengurangi pekerjaan berulang tanpa mengorbankan ketelitian maupun keamanan informasi.
Kedua aspek diatas perlu berjalan beriringan. Sistem yang bermanfaat tetapi sulit digunakan berisiko dihindari atau hanya dimanfaatkan sebagian. Sebaliknya, aplikasi yang mudah digunakan tetapi tidak menghasilkan informasi yang diperlukan juga kehilangan nilai.
Karena itu keberhasilan SIA tidak cukup dinilai dari apakah aplikasi sudah terpasang, melainkan dari bagaimana sistem digunakan dan apa dampaknya terhadap kualitas pekerjaan.
Apa yang perlu dilakukan? Pertama, libatkan pengguna sejak tahap perancangan agar sistem sesuai dengan alur kerja nyata. Kedua, berikan pelatihan praktis yang relevan dengan tugas, bukan hanya penjelasan teknis.
Ketiga, jaga keakuratan dan pembaruan data serta batasi akses sesuai kewenangan. Keempat, evaluasi sistem secara berkala dengan mendengarkan masukan pengguna dan menilai apakah pekerjaan menjadi lebih cepat, tepat, dan mudah dipertanggungjawabkan.
Pada akhirnya transformasi digital bukan perlombaan membeli teknologi terbaru. Teknologi adalah sarana, bukan tujuan akhir. Sistem Informasi Akuntansi akan benar-benar bernilai ketika menyajikan informasi yang tepercaya, mudah dipahami, dan relevan bagi orang yang membutuhkannya.
Ukuran kemajuan bukan sekadar seberapa canggih sistem yang dimiliki, melainkan seberapa nyata manfaatnya dirasakan dan seberapa baik keputusan yang dihasilkannya.(**)
Kantor yang telah beralih ke sistem digital dengan laporan dapat dibuat dalam hitungan menit, transaksi tersimpan rapi, dan data tersedia di layar komputer.
Pegawainya masih harus mencari informasi dari berbagai tempat, mencatat ulang data di kertas, atau meminta bantuan setiap kali aplikasi berubah. Jika keadaan ini masih terjadi, apakah hal tersebut benar-benar telah berhasil melakukan transformasi digital?
Pertanyaan yang layak diajukan karena kemajuan teknologi kerap diukur dari hal yang mudah terlihat seperti aplikasi baru, fitur yang semakin banyak, atau proses yang tampak modern.
Ukuran keberhasilan yang sesungguhnya jauh lebih penting. Apakah teknologi memudahkan pekerjaan, menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, dan membantu orang mengambil keputusan dengan lebih baik?
Masalahnya, sistem yang canggih belum tentu mudah diterima. Menu yang rumit, istilah yang tidak akrab, atau alur yang tidak sesuai dengan pekerjaan sehari-hari dapat membuat pengguna kebingungan.
Sebagian akhirnya hanya mengisi kolom yang diwajibkan, sementara pekerjaan penting tetap dilakukan secara manual. Organisasi pun memiliki teknologi, tetapi belum tentu memperoleh manfaat yang dijanjikan.
Sistem Informasi Akuntansi (SIA) berada di kebutuhan tersebut. SIA bukan sekadar tempat memasukkan angka atau menyimpan bukti transaksi. Sistem ini mengolah data keuangan menjadi informasi untuk merencanakan kegiatan, mengawasi penggunaan sumber daya, menilai kinerja, dan menentukan langkah berikutnya.
Apabila dirancang dan digunakan dengan tepat, SIA dapat membuat pekerjaan lebih simpel, proses lebih efisien, dan pertanggungjawaban lebih kuat.
Situasi ini dapat dijelaskan melalui Technology Acceptance Model (TAM), model penerimaan teknologi yang diperkenalkan Fred Davis pada 1989. TAM menyoroti dua pertimbangan utama terkait persepsi kemanfaatan (perceived usefulness) dan persepsi kemudahan penggunaan (perceived ease of use).
Sederhananya, seseorang cenderung bersedia menggunakan sistem ketika ia percaya bahwa sistem tersebut membantu pekerjaannya dan dapat dipelajari tanpa usaha yang berlebihan.
Manfaatan akan terlihat ketika sistem menjawab kebutuhan nyata. Dalam pengelolaan piutang, misalnya, informasi tentang jumlah tagihan, umur piutang, riwayat pembayaran, dan tindak lanjut dapat membantu petugas menentukan prioritas. Pimpinan juga dapat mengevaluasi perkembangan penagihan berdasarkan data, bukan sekadar perkiraan.
Sistem menjadi bernilai karena informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk bertindak. Nilai sebuah sistem bukan terletak pada banyaknya data yang ditampilkan, melainkan pada kemampuannya membantu pengguna menentukan tindakan yang tepat.
Kemudahan penggunaan sama pentingnya. Menu yang jelas, istilah yang konsisten, langkah kerja yang masuk akal, dan panduan ketika muncul kendala dapat membantu pengguna menyelesaikan tugas tanpa hambatan yang tidak perlu. Kemudahan bukan berarti menghapus prosedur pengendalian.
Sebaliknya, sistem yang baik membantu pengguna menjalankan prosedur dengan benar, menjaga konsistensi data, dan mengurangi pekerjaan berulang tanpa mengorbankan ketelitian maupun keamanan informasi.
Kedua aspek diatas perlu berjalan beriringan. Sistem yang bermanfaat tetapi sulit digunakan berisiko dihindari atau hanya dimanfaatkan sebagian. Sebaliknya, aplikasi yang mudah digunakan tetapi tidak menghasilkan informasi yang diperlukan juga kehilangan nilai.
Karena itu keberhasilan SIA tidak cukup dinilai dari apakah aplikasi sudah terpasang, melainkan dari bagaimana sistem digunakan dan apa dampaknya terhadap kualitas pekerjaan.
Apa yang perlu dilakukan? Pertama, libatkan pengguna sejak tahap perancangan agar sistem sesuai dengan alur kerja nyata. Kedua, berikan pelatihan praktis yang relevan dengan tugas, bukan hanya penjelasan teknis.
Ketiga, jaga keakuratan dan pembaruan data serta batasi akses sesuai kewenangan. Keempat, evaluasi sistem secara berkala dengan mendengarkan masukan pengguna dan menilai apakah pekerjaan menjadi lebih cepat, tepat, dan mudah dipertanggungjawabkan.
Pada akhirnya transformasi digital bukan perlombaan membeli teknologi terbaru. Teknologi adalah sarana, bukan tujuan akhir. Sistem Informasi Akuntansi akan benar-benar bernilai ketika menyajikan informasi yang tepercaya, mudah dipahami, dan relevan bagi orang yang membutuhkannya.
Ukuran kemajuan bukan sekadar seberapa canggih sistem yang dimiliki, melainkan seberapa nyata manfaatnya dirasakan dan seberapa baik keputusan yang dihasilkannya.(**)
